Pourquoi les ordinateurs n’arrivent-ils pas à concurrencer les Post-it ?


Pourquoi les ordinateurs n’arrivent-ils pas à concurrencer les Post-it ?: ”

‘Les employés sont comme l’électricité : quand ils veulent que quelque chose fonctionne, ils suivent le chemin de la moindre résistance’, explique le professeur David Karger à Forbes.com. ‘C’est pourquoi le Post-it continue à fleurir à la surface de nos bureaux, malgré nos ordinateurs, pourtant si coûteux et si disponibles pour nous aider.’

Les meilleurs outils de bureaux sont des affordances

Exemples de supports sur lesquels nous collectons des débris d'informationUne étude (.pdf) du Laboratoire d’informatique et d’intelligence artificielle (Csail) menée par David Karger et l’équipe du Haystack – spécialisée dans la recherche sur la distribution, la gestion, l’analyse et l’accès à l’information -, a cherché à comprendre les raisons des l’attrait et du succès des Post-it. Les meilleurs outils de bureaux sont des affordances, c’est-à-dire des objets qui suggèrent leur propre utilisation, expliquent les chercheurs spécialisés dans les interfaces. Et les Post-It ont justement de multiples affordances. Accessibles, faciles à utiliser, ils profitent beaucoup de la capacité du cerveau à se rappeler l’emplacement d’un objet dans un monde en trois dimensions. Autant de choses que les ordinateurs ont encore du mal à réaliser avec autant de simplicité et qui forment autant d’objectifs auxquels nos programmes d’ordinateur devraient aspirer, suggèrent-ils encore.

David Karger et ses collègues ont étudié la façon dont on utilisait les Post-It pour élaborer un modèle ‘du cycle de vie de nos débris d’information’. Ils ont constaté que la première catégorie de Post-it qui entoure nos écrans est une liste de tâches à accomplir (1/5e de nos Post-it), les adresses de sites, les informations de contacts et les notes de réunion sont également très populaires. Quelques Post-it enfin contiennent des mots de passe et des informations pour s’identifier sur nos machines. Enfin, une petite part de ceux-ci n’entrent dans aucune catégorie : calculs de salaire, schémas, mots dont il faut vérifier l’orthographe…

L’étude montre que la rapidité à prendre note est la première raison pour laquelle on opte pour le Post-it plutôt que pour un programme informatique, même pour un programme très simple sensé faire la même chose comme Remember the Milk par exemple. ‘Même si elle peut être en apparence mineure, la moindre difficulté avec un outil peut dissuader de l’utiliser’, pointe l’étude. Certains utilisateurs préfèrent ainsi écrire une note sur un Post-it et le coller sur leur téléphone avant de trouver le temps d’en transférer le contenu plutôt que de le noter directement dans leur téléphone. La raison ? Intégrer une note sur le système de gestion de note électronique du téléphone demandait également d’assigner une catégorie, de fixer une date… autant de chose que l’utilisateur ne voulait pas avoir à gérer. De la même façon, on préfère souvent nos blocs papier à nos ordinateurs, car ils ne perdent pas de temps à démarrer.

Contrairement à la façon de voir de bien des ingénieurs en informatique, pour ces ethnologues de nos lieux de travail, si un programme n’est pas utilisé comme prévu, c’est la faute du programme et non pas de l’utilisateur. Victoria Belloti ethnologue au Centre de recherche de Xerox à Palo Alto a ainsi remarqué que les tâches que nous inscrivons dans nos todolist ont moins de chance d’être réalisées rapidement, parce qu’en fait les autres occupations des employés (non écrites) sont souvent plus urgentes que celles qu’on y inscrit.

Des programmes sans interfaces… ou presque

Pour David Karger et son équipe, un bon programme est un programme qui n’a ni champs ni formulaires et qui permet à chacun d’écrire ou copier ce qu’il veut. Un constat qui a été élevé au stade de mantra dans le laboratoire de Karger où chacun semble se répéter la règle ultime : ‘aucune interface’. Pour appliquer leurs méthodes, Karger et son équipe ont depuis développé List.it, un programme de prise de note extrêmement simplifiée (explications .pdf), ainsi qu’une autre version, plus complexe, Jourknow (vidéo), qui associe chaque note que l’on saisit d’informations contextuelles (par exemple où vous étiez, avec qui vous étiez – en prenant une simple photo via une webcam -, ou avec qui vous étiez en train de tchater quand vous avez pris cette note), car on se souvient plus souvent du contexte que de l’information qu’on a noté.

L'interface de Jourknow expliquée

Karger et son équipe participent d’autres groupes comme le Semantic Interoperability of Metadata and Information in unLike Environments (c’est-à-dire l’interopérabilité sémantique de métadonnées et d’information dans des environnements différents), qui développe de nombreux environnements de travail originaux en s’intéressant notamment aux solutions pour les faire discuter entre elles des bases de données. Outre Piggy Bank, dont nous avions déjà parlé, on trouve Exhibit, un système qui mixe des données et permet de sélectionner les critères pour les afficher sur le web, comme le montre cette page d’exemple qui permet de choisir le personnel du Csail selon les groupes auxquels il appartient, l’étage auquel il travaille ou son statut. Le système peut s’appliquer à des lois, à des drapeaux ou à un ensemble d’information sur les présidents américains. Autre exemple de réalisation, Facette, un outil pour optimiser l’usage de Delicious, le site de signets sociaux, comme l’explique en détail le ReadWriteWeb français.

Via Putting People First.

design

(Via InternetActu.net.)

Lay Someone Off – Wired How-To Wiki


Lay Someone Off – Wired How-To Wiki: “Lay Someone Off
It’s a dirty job, but no one said being a Valley prince is easy. Robert Sutton, Stanford professor of management science and author of The No Asshole Rule, suggests you hit these four key notes:

Illustration: Jason Lee
Contents [hide]
1 Predictability
2 Understanding
3 Empowerment
4 Compassion
Predictability

Warn your staff exactly when cuts will happen. Secrecy breeds stress.
Understanding

Humans (and especially geeks) always want to know why. Give your victims reasonable justification for their termination.
Empowerment

Let them have some control over their exit. A package with options—say, a choice between extended health coverage or cash up front—reduces anxiety.
Compassion

A little humanity goes a long way. You might not even have to call security.
But, before you even lay anyone off be sure you didn’t give yourself a bonus or buy a private plane. Nothing worse than being laid off ‘to save money’ but then your boss getting a massive bonus that year.”

(Via .)

An A-Z (Atlassian & Zoho) of Enterprise Web Working


An A-Z (Atlassian & Zoho) of Enterprise Web Working: ”

Written by Imran Ali.

Back in October, I had the pleasure of attending O’Reilly Media’s Web 2.0 Expo Europe, at the Berliner Congress Centre in the heart of East Berlin. One of the more interesting conversations I had was with Jeffrey Walker and Laura Khalil of Atlassian, creators of the Confluence enterprise wiki software.

In describing the company and product’s history, Walker and Khalil indicated a corporate culture that was very much based around the notion of web working. While this isn’t completely unheard of for a large corporate, web working is a style that’s more closely associated with freelancers, startups and smaller organisations.

Khalil pointed me to a post on the company’s blog that discusses some of the cultural and technological adjustments the organisation has made as it needed to manage offices in Sydney and San Francisco:

  • Internal communication is oriented around the Confluence wiki product: bringing together product management, HR, marketing, business metrics, template emails and PR.
  • Task and project management, such as customer requests and bug reports, are tracked and managed using the company’s own JIRA product.
  • Email is discouraged as a collaboration tool, being displaced by Confluence and JIRA, but still employed for 1-to-1 and ‘broadcast’ communication.
  • Lightweight tools such as Flickr and, notably, Delicious bring other collaboration and knowledge-sharing capabilities.

Interestingly, the company’s internal and external blog authors number around 160: an extraordinarily high figure for a 200-person company, with 80 percent of its staff publishing and sharing their work.

Also at the Web 2.0 Expo, I ran into Rodrigo Vaca, Zoho’s director of marketing, responsible for leading efforts to promote the popular web-based office suite.

Like Atlassian, Zoho’s  solution to geographically distributed staff in many different timezones is to employ its own products and services as a component of the company’s culture. More so perhaps, with a thousand staff in offices from India and the U.S. to Japan and China, the web-based foundation of the company is critical. Vaca related how even the company’s COO works from home in order to minimize time wasted in physically commuting.

What both Atlassian and Zoho’s utilization of web working indicate is that it’s a working pattern that’s very much suited to large, mainstream, multinational organization – something we discussed a while back in Telecommuting Trends and our coverage of the emergence of Smart Work Centres.

Read more about Atlassian’s web worker culture and tools in An Insiders Look: Part 1 of 2 on how we (Atlassian) collaborate.






Concentric Hosted IT Solutions and Web Hosting


Click here to save cost on your IT demands

(Via Clippings.)

When is Good: Spend Less Time Scheduling, More Time Meeting


When is Good: Spend Less Time Scheduling, More Time Meeting: ”

Written by Darrell Etherington.

wiglogoIn general, I am meetings-averse. Most of the time I find them of questionable value, with attendee lists that defy logical explanation, and a frequency which is almost never merited. They are also frustratingly difficult to schedule at a time that suits all of the attendees. Accordingly, anything that makes the business of meetings easier, and less of a hassle to organize, is a useful tool in my book. When is Good, a new, simple scheduling web app designed to take some of the calendar-fumbling out of planning a meeting, definitely fits that description.

picture-1Part of the beauty of When is Good is its absolute simplicity. At no point do you have to even register for an account, which is great because I’ve registered for so many sites that I lost track of them long ago. In fact, at this point, lack of registration alone is a feature I look for in a web app. On the other hand, if you are the registering type, you can create an account to track your events and meetings history.

picture-2All you really need to do to access When is Good’s main functionality is click the ‘Get Started’ button on the web site’s homepage. From there, you’ll be taken to a default calendar with the next 21 days displayed, with each day broken down into 1-hour blocks  from 6 AM to 8 PM. All of this is customizable, including the number of days displayed, as well as which times and which days of the week are shown. For those of us working with multiple timezones, you can check the ‘Use timezones’ box, and everyone can work in their own local time.

Once the grid is set up to your liking, you simply click on times that you would like to schedule the event, type in a name for the event in the field designated for that purpose, and click ‘Create Event.’ Write down or copy the code displayed on the next page, and then you’ll be given a link that you can send to people you want to attend. They can then mark which of the times you’ve selected is good for them. You can opt to be notified of responses by email, or just periodically visit the public link provided  to see what time invitees are choosing.

picture-3You can also edit the event using another customized URL provided by the site. And, if you’re feeling really fancy, When is Good offers the ability to sync your event with an iCal file or URL. Not a bad list of features for a free service that requires no sign-up or sharing of personal information.

Obviously, this service is better for smaller events, since it could quickly become unwieldy with a long list of invitees, but there’s not limit to the type of event to which it could apply. A business meeting, a meeting with clients, teleconference, sales call, promotional event, tweetup or party would all benefit from When is Good’s help, and best of all, if your invitees can use email and a browser, they can use this app.

Have any good tips for scheduling meetings? Share them in the comments!






Concentric Hosted IT Solutions and Web Hosting


Click here to save cost on your IT demands

(Via Clippings.)